Desde el punto de vista jurídico, se denomina documento, en sentido amplio, a “toda cosa que sea producto de un acto humano, perceptible con los sentidos de la vista y el tacto que sirve de prueba histórica y representativa de un hecho cualquiera” (Devis Echandía).
Por lo tanto, los manuscritos, los escritos, los dibujos, los libros, las revistas, los periódicos, las fotografías, las grabaciones magnetofónicas, un boleto aéreo, un anillo, un cuadro, etc., se consideran documentos en al ámbito jurídico, resultando indiferente su soporte material, que podrá ser papel, tela, madera, metal, piedra, etc., al igual que el medio que se utilice para su elaboración (lapiceros, bolígrafos, plumas, pinceles, estiletes, imprentas, máquinas de escribir, máquinas rotativas, etc.) y los implementos que se utilicen para ello (tinta, común o china, de color), o el idioma empleado, en el caso de los documentos que contengan letras o símbolos representativos de estas.
En un sentido restringido, jurídicamente hablando se entiende por documento a toda escritura en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, o se ilustra acerca de un hecho. Esta definición coincide con las que brinda el Diccionario de la Real Academia: “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. “Soporte material de cualquier clase que exprese o incorpore datos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica”.
En síntesis, un documento, independientemente del soporte que le de existencia, es, esencialmente, información que puede ser transmitida o difundida. Normalmente, el documento sirve para representar hechos, sean jurídicos o no, como un contrato o una partitura musical, respectivamente.
Dentro de la gran gama documental existente, se encuentra el denominado documento electrónico, que puede definirse como aquél que ha sido creado utilizando como medio para ello un ordenador o computadora, una tablet o un teléfono inteligente, cuyo soporte material es un dispositivo electrónico, óptico o magnético, que puede ser reproducido a través de aquellos y al resto de sus componentes (software y hardware), que los decodifican y traducen a un formato comprensible a simple vista la información contenida en ellos. También ha sido definido como un “conjunto de campos magnéticos, aplicados a un soporte, de acuerdo con un determinado código”. (Falcón).
Así, son documentos electrónicos los elaborados utilizando programas o softwares de procesamiento de datos como Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Excel u otros similares. Un correo electrónico, un mensaje de texto, un mensaje de WhatsApp, o una nota de voz, son también documentos electrónicos, independientemente de que registren o no hechos que tengan relevancia jurídica o que no sea posible traducirlos a lenguaje legible.
En cuanto a las características más resaltantes de los documentos electrónicos, podemos mencionar, siguiendo al autor argentino Gastón Bielli, las siguientes:
a) Volatilidad.
En cuestión de segundos es posible suprimir, alterar o modificar un documento electrónico, sin importar su tamaño o la complejidad de la información que contenga; aparte de que el mismo puede ser suprimido, alterado o modificado a causa de problemas de hardware (discos rígidos dañados por picos de tensión), inconvenientes de software, ataques activos (virus) o pasivos (spirewall).
b) Modificabilidad.
Todo documento electrónico, o al menos la gran mayoría de ellos, son ciento por ciento modificables.
c) Clonabilidad
Es muy común y muy fácil que un documento electrónico sea copiado de un soporte a otro, presentándose ciertas complicaciones a la hora de establecer con certeza cuál es el documento electrónico original y cuál es el documento electrónico duplicado, dado lo facil que resulta el proceso de clonación y la grandes similitudes entre ambos archivos obtenidos.
Téngase en cuenta para duplicar un documento «Word», una imagen «JPG o JPEG», o un PDF, basta simplemente hacer clic con el botón derecho del mouse, elegir la opción «copiar» y «pegar», y automáticamente tendremos un documento gemelo, con una apariencia externa e interna idéntica.
d) Identificabilidad.
Los documentos electrónicos poseen una secuencia algorítmica única que permite su individualización, siendo la técnica del hash la modalidad más empleada para ello. Este consiste en una cadena alfanumérica hexadecimal, conocida como “código hash”, que identifica de manera inequívoca un determinado documento electrónico, de tal manera que el menor cambio realizado sobre el mismo –aunque sea en un bit–, sea rápidamente detectado y visualizado.
e) Rastreabilidad.
Todos los documentos electrónicos dejan un rastro digital. Todo lo que hacemos en Internet, en el celular, o en una red social, deja una huella en el ecosistema digital, que puede ser descubierta y seguida por peritos informáticos, quienes pueden develar nuestro historial informático y reconstruir hechos del pasado. En esa labor, los metadatos juegan un rol preponderante, pues permiten ir completando ciertas piezas de rompecabezas que son vitales para tener un conocimiento más profundo de cómo ocurrieron los hechos en este ámbito virtual.
f) Durabilidad.
Los documentos electrónicos tienen una durabilidad muchísimo mayor que el soporte papel, y pueden ser conservados por más tiempo sin que sufran ningún tipo de deterioro, aunque no están exentos de algunos problemas, tales como la degradación de soportes y la obsolescencia tecnológica. La estrategia más utilizada para paliar estos inconvenientes y asegurar la perdurabilidad del documento electrónico es la migración, que consiste en un método para convertir los documentos almacenados a nuevos formatos, con el fin de no perder la información que contienen.
g) Recuperabilidad
Aun cuando se tiene la creencia de que cuando se borra un archivo este desaparece por completo del soporte que lo contiene (incluso suprimiendo el que va a la papelera), esa creencia es totalmente errónea, dado que lo que ocurre realmente es que el espacio ocupado por el contenido del archivo borrado pasa a figurar como “disponible” y el archivo deja de listarse. Es decir, no se ve más dentro del sistema, pero sigue estando allí. (Podestá). Entonces, hasta tanto el contenido no se sobrescriba podrá ser recuperado por expertos, salvo excepciones.
h) Asegurabilidad.
Pese a que los documentos electrónicos son pasibles de ser clonados, alterados o manipulados, también puedes ser objeto de medidas de seguridad que resguarden su integridad y/o autoría y/o inalterabilidad, y gracias a la criptografía, pueden convertirse en un soporte mucho más confiable que el papel.
Dr. JOSÉ LUIS TAMAYO RODRÌGUEZ
Enero 2021
2 respuestas
Quiero que una conversación de WhatsApp y tonos de voz surtan plena prueba en un juicio, me dicen que debo exportar esa conversación a mi correo, imprimir y llevarlo ante Notario Publico para que este funcionario certifique esa conversación de WhatsApp.
Hay otros mecanismos para que este tipo de documentos sean valorados en su justo valor probatorio?
Gracias
Saludos Dr.
Cómo de costumbre, amplio y muy completo su análisis.
Lo repaso cada vez que se interpone en mi diario estudio.
Fuerte abrazo!!!